En finlandssvensk i Bayern :: Kaj Arnö

Länge funderade jag hur jag bäst skulle berätta för mina vänner och bekanta på nätet att min mor gått bort. Jag tyckte att det inte passade sig att delge sådant publikt över nätet; det föll under kategorin “privat”.

Men igår såg jag äntligen dödsannonsen i Husis (det tar tid att få se sådant när man bor i exil). Och då beslöt jag skriva en motsvarighet därtill på min blogg. Här kommer dock först Husis-varianten:

Min mor var 84 år gammal då hon gick ur tiden. Hon var fullständigt närvarande till tankar och känslor ännu på sin dödsbädd. Jag hade turen att, tillsammans med Alexander, få diskutera med henne i nästan två timmar under samma natt då hon gick bort kl. 3:15.

Begravningen skedde en vecka senare i Lovisa, och urnnedläggningen blir i Nagu denna veckas lördag. Vi råkade vara i Nagu när allt hände, och förlängde vår vistelse med en vecka. Efter begravningen har Kirsten och jag kopplat av en dryg halv vecka i Kroatien (Krk, Porec); så småningom börjar vardagen igen.

Här är ett utdrag ur mitt minnestal under begravningen:

—

Bästa begravningsgäster
Alexander och Sophia

Famo vill att vi skall vara glada. Hennes väsen var sådant att det var väldigt enkelt att vara henne till lags medan hon levde. Nu, när hon gått bort, känns det svårt att uppfylla det här önskemålet.

Ändå har vi så mycket att faktiskt vara glada över.

Vi kan börja med famos ord på hennes dödsbädd: “Jag är nöjd med mitt liv”. Det är absolut inte alla som är nöjda med sitt liv. Jag är glad över att hon var det. Jag är också glad över att hon förunnades ett långt och mycket lyckligt äktenskap, med fafa.

Alexander och jag fick ta avsked av henne personligen, medan hon ännu lyssnade och svarade. I bilen på väg till sjukhuset, när vi inte ännu visste om vi skulle hinna fram i tid, hade vi god tid på oss att fundera vad vi ville ha sagt — så att det inte skulle behöva vänta tills vi talade inför fullständigt döva öron. Men vi hann fram, och vi hann säga vad vi ville ha sagt, så att famo hann höra det, och svara.

Fast jag nu inte låter särdeles glad, så är vår möjlighet att ta ett ordentligt farväl något att vara väldigt, väldigt glad över. Famo förberedde oss på bästa sätt för tiden efter sin död. Vi hann prata om allting som behöver pratas om, allt från att vi när vi firar ned hennes urna bredvid fafa skall tänka att “nu är Famo glad”, via vilken begravningsbyrå hon vill ha, till just det att vi är väldigt glada och tacksamma för hennes insats, hennes liv, hennes väsen, hennes inspiration, hennes omdöme.

Jag är glad att hon fått sin vilja igenom, att hon fått slut på sitt lidande.

Jag är glad över att hon fått bo hemma hela sitt liv. Jag är glad, och stolt, att hon tappert härdade ut att bli nästan blind och döv. Jag är glad att hon tog det mesta här i livet med en klackspark, och med humor. Någon vecka före hon dog, när hon hälsade på oss i sitt eget gamla hus i Nagu, sa Alexander “Det är väl så att du hör bättre än du ser?”. Famos svar var “Va?”. Men en sekund senare gick det upp för henne vad Alexander frågat, och då skrattade famo, Alexander och Sophia hjärtligt tillsammans.

Jag är glad över att hon fick vara klar i knoppen i hela sitt liv. Hon var litet orolig för att bli gaggig, men kanske det är just det man skall vara för att inte bli gaggig.

Jag är glad över att hon var så positiv. “Jag är en obotlig optimist”, brukade hon säga. Hon var en mästare i att ge händelser en positiv tolkning, i att se det ljusa i det mörka. Utan det hade hon helt säkert inte levt så länge som hon gjorde.

Jag är glad att hon följde med sin tid. Hon spelade datorspel sedan tidigt 1980-tal, först på min ABC80 och ABC800. Sedan köpte hon Montys Commodore. Efter det blev det ett antal Windows-datorer, och så småningom blev det Internet och mejl och Skype och surfning. Surfade och Skypade gjorde hon ännu de sista dagarna av sitt liv, även om det tog evigheter för henne att med förstoringsglas hitta tangenter och läsa rubriker. Med stoiskt lugn konstaterade hon att hon mycket gärna hade tillbringat evigheter i Wikipedia, för Nationalencyklopedins intressanta bitar hade hon tragglat igenom på DVD ren, “men när jag int sir”.

Hon satte andra framför sig själv, och hon förstod inte ens alltid hur stort inflytande hon vann just därigenom. Finlands folk skall ledas framifrån, menade Adolf Ehrnrooth, och det var något som famo gjorde. Och mycket av detta ledarskap byggde på ödmjukhet, respekt, hänsyn, hjälpsamhet och empati. När jag förklarade för henne att i den mån jag kunnat vara en god far för mina barn, är det för att jag sett upp till henne som min förebild, var hennes främsta tanke inte stolthet, utan en viss beklämdhet att jag inte i tillräcklig grad i min tanke tog hänsyn till min far.

—

Det var ett längre utdrag ur minnestalet. Jag försökte välja sådana bitar som illustrerar min mor som person, utan att fördenskull lämna ut för mycket av det alltför privata. Till en början ville jag inte säga något alls på webben, av respekt för att hon kanske skulle se det som självhävdelse oförenlig med hennes anspråkslöshet. Att jag ändå beslutat delge det ovanstående beror av att jag gärna vill att mina vänner och bekanta skall veta, skall inse, skall förstå något som djupt präglat mig som person.

Jag vill avsluta med att rikta ett stort tack till alla som deltagit i vår sorg. Det gör ont att mista sin främsta förebild i livet.

Denna artikel ingick i Forums januarinummer 2000.

Hänsynsfullt epostumgänge

Ny kommunikationsteknologi kräver sin egen etikett. Nästan alla använder sig av epost - men långtifrån alla beaktar mediets speciella karaktär och ‘operationsmiljön’. Det gäller att se meddelandet ur mottagarens synvinikel. Kaj S. Arnö reder ut koncepten inom epost.

Hur många epostmeddelanden får du per dag? Hur många skriver du själv? En stor del av det personliga informationsflödet, både i arbetet och privat, sker i dag över epost. Men ibland är det litet si och så med vårt sätt att visa hänsyn till dem vi umgås med över epost. Här några reflektioner över sunt mejlförstånd.

Struligheter

Litet till mans har vi väl lidit av oeftertänksamma epostmeddelanden. Före jul sitter man i halva evigheter och väntar på att ladda ner megabytevis med julkortsgrafik. Dagligdags får man epost vars innehåll är så kryptiskt att man inte förstår vad avsändaren avsett. Och säg nu vem av oss som själv är fri från synd?

Eller vad sägs om ett mejl med rubriken “Re: Barnfesten” och innehållet “Ja.”, undertecknat “Gustaf”? Gustaf är en av de sju som är med i kommittén som ordnar barnfest och jag har inte en aning om vilken fråga Gustaf besvarade jakande; barnfestkommittén har ju växlat dussintals med meddelanden de senaste veckorna.

Eller har du kanske fått ett meddelande som säger ungefär “Se bilagan”, vilken visar sig vara ett Word-dokument som förutsätter att du har den nyaste versionen av Word att tillgå, just när du läser dina mejl?

Mittemellan de extrema kategorierna av fullständigt obegripliga och föredömligt utformade meddelanden finns givetvis ett otal mejlar som också kunde förbättras. Många meddelanden är onödiga, för sena, sänds ut till för många eller för få, eller slösar på ett eller annat sätt med mottagarens tid.
Man frågar sig alltemellanåt huruvida avsändaren riktigt tänkt efter varför han använder epost och vad han vill uppnå med sitt meddelande. Personligen tycker jag att mejlandet (förlåt nu, Mikael Reuter, men mejl är ett så behändigt ord - entydigt i sin betydelse av epost, men i likhet med tejp varken osvenskt eller på annat sätt språkvidrigt) är en förträfflig metod att kommunicera på, både yrkesmässigt och privat, så länge man håller i minnet vad epost är bra till (se ruta på vidstående sida).

Gyllene regeln

Den bästa utgångspunkten för hänsynsfullt och ändamålsenligt mejlumgänge är rimligtvis att behandla sina mejlmottagare såsom man vill bli behandlad själv. Och de flesta av oss vill väl spara tid och kostnader då vi använder epost; vi vill förstå vad motparten vill ha sagt; vi vill veta att vårt eget budskap nått fram och koncentrera oss på själva innehållet, inte tekniken. Fyller våra egna meddelanden dessa kriterier, då de landat i motpartens mejlläsare?

Ett fel många av oss begår är att utgå ifrån att motpartens miljö är densamma som vår. Men alla har inte samma mejlläsare. Alla läser inte sina mejlar stup i kvarten. Alla har inte den senaste versionen av Microsoft Office. Alla har inte heller en blixtsnabb internetförbindelse. Och alla har inte tillgång till hela den hittillsvarande korrespondensen då de läser just det meddelande du nu håller på att författa.

Därför måste vi utgå från att använda ett mejlmeddelandes olika delar för de ändamål de är avsedda. Då rör vi oss inom ramarna för överenskomna standarder och undviker de flesta vanliga fel. I genomgången nedan används de engelska termer som ingår i själva meddelandet då det rör sig över internet; vilket namn de bär i just din mejlläsare beror på både program, version och språk.

Ett mejls beståndsdelar

From: är avsändaren. Den bör ställas in en gång för alla i din mejlläsare. Skriv helst hela ditt namn här, sådant du vill att det skall synas i din mottagares mejlläsare.
Reply-to: är svarsadressen. Helst bör den vara identisk med From: men kan vara bra att ställa om till ens huvudadress, om man rör sig med flere mejladresser. Sitter du tillfälligt och mejlar från någon annans bläddrare, hör det till god ton och gott sätt att ändra på mejlets Reply-to så att inte den person, vars dator du lånade, får svar på dina egna mejlar om huruvida vintersemestern till Levi var lyckad.
Organisation: är förmodligen den del av mejlet som har minst betydelse.
To: är mottagaren eller mottagarna. Det låter ju inte som något man kunde gå bet på, men en rekommendation är ändå att se till att mejlets egentliga mottagare har sin adress i To:-fältet och de sekundära i Cc:-fältet, så var och en av mottagarna vet vem meddelandet i första hand är riktat till.
Cc: är de sekundära mottagarna av mejlet. Cc står för Carbon copy, vilket anspelar på de kopior man på skrivmaskiner åstadkom med kalkerpapper. Här är det enkelt att vara för snål eller för frikostig; å ena sidan gäller det att hålla alla relevanta personer informerade, å andra sidan bör man undvika att spämma folks epostlådor med oönskade, irrelevanta meddelanden.
Bcc: står för Blind Cc: och är ett intressant fält som rätt använt kan ge endel fördelar. En Bcc:-mottagare får meddelandet precis som en To:- eller Cc:-mottagare, men syns i den mottagande ändan inte som mottagare av mejlet. Bcc:-mottagarna är censurerade då mejlet nått fram. Det här kan vara bra om du vill sända ett meddelande till en stor skara mottagare, vars adresser helst inte bör bli allmänt kända bland de andra mottagarna.

From: Mig.sjalv@bolag.fi
To: Mig.sjalv@bolag.fi
Bcc: Alla.mina.kunder@bolag.fi

I exemplet ovan kan jag skicka ett meddelande till
alla.mina.kunder@bolag.fi
en postningslista om vars existens ingen behöver bli medveten. Genom att använda Bcc: skyddar jag mejlets mottagare från att frivilligt eller ofrivilligt bli bombarderade med mejlar av andra mottagare av mejlet.

From: Mig.sjalv@bolag.fi
To: Min.kollega@bolag.fi
Bcc: Min.chef@bolag.fi

I detta andra exempel sänder jag ett etiskt sett mer diskutabelt mejl. Egentligen ger jag mig ut för att mejla bara till min kollega, men skvallrar samtidigt till min chef på ett sådant sätt, att min kollega inte ens vet om att jag inkluderat min boss bland mejlets mottagare. Hade jag skrivit Cc: Min.chef@bolag.fi hade det däremot stått klart att jag delgivit min chef vår korrespondens. Men om jag anser att användning av Bcc: till min chef är att gå bakom ryggen på min kollega, bör jag undvika att på andra sätt låta min chef ta del av mejlets innehåll.
Subject: är mejlets rubrik och ytterst viktig. Försök alltid sammanfatta mejlets budskap i mejlets rubrik! Har ditt mejl två helt skilda huvudbudskap är det kanske befogat att sända två skilda mejlar. Och är mejlet ett svar på ett redan tidigare sänt mejl, tänk efter om rubriken fortsättningsvis beskriver vad som diskuteras. Kanske borde rubriken ändras eller preciseras, för att bättre återge mejlets innehåll? Då du eller mejlets mottagare fyra månader senare letar efter det där mejlet där det stod om den där restaurangen på Ludvigsgatan, har du sannolikt bättre chanser att hitta det du söker om mejlet heter Re: Chez Dominique än Re: Barnvakt saknas.

Det dunkelt sagda…

Innehållet förtjänar näst efter rubriken den största uppmärksamheten. Här gäller det att uttrycka sig klart och tydligt. Användning av ett mellanting mellan skriftspråk och talspråk är fullständigt acceptabelt. Ibland ligger mejlspråket närmare ett nedtecknat talspråk än rent skriftspråk, och det är väl inget fel med det så länge meddelandet är klart och tydligt och inte till sin natur behöver vara formellt. Excessiv användning av tretton utropstecken efter varandra är väl något som avtar efter fyllda tjugo, men litet inplock av sånhänen talspråklig stavning, enskilda dialektala eller utrikiska ord eller väl valda jargonguttryck som markerar samhörigheten hos de som umgås över mejl, är väl kjempegreit så länge det inte kråtar till det hela?

Citera lagom. Se till att ditt svar sätts i relation till den ursprungliga, eller föregående, inlagan. Tag helst bort all citattext som är irrelevant; men tag inte bort för mycket så att svaret blir otydligt. Vill du svara kvickt på korta meddelanden, blir mejlet också läsligt om ditt svar står i början av mejlet och hela den ursprungliga inlagan citeras i slutet av mejlet. Var dock speciellt noga med att se till att det entydigt framgår vem som skrivit vad i mejlet. När citerar du, och när kommenterar du det du citerar?

Regelrätta gräl gäller det att undvika att föra mejlledes. Vanlig saklig argumentation kan dock ibland vara nödvändig att behärska också i mejlform. Här bör man både sträva till att beakta det ens motpart redan skrivit, och försöka förutspå vad motparten kunde tänkas fråga eller svara på ens egen inlaga, för att därpå beakta detta i ens egna formuleringar.

Kaj S. Arnö (ksa@polycon.fi)/
Polycon Ab, Teknikvägen 21
GSM +358-400-123 456/02150 Esbo, Finland
Fax +358-9-455 3117/
http://www.polycon.fi/~ksa

Signaturen är den sista mejldelen: Gör den inte för lång; fyra rader är ett bra maximum. Gör klart hur du vill att mejlets mottagare skall få tag på dig. Här lönar det sig att nämna GSM-telefonnummer och www-sidor; din mejladress syns ju redan i From-delen av mejlet, så helt oundgänglig är den inte.
Utöver mejlets delar kan det löna sig att fundera på hur snabbt du svarar på mejlet. Får du mejl av någon du inte fått mejl av förr, eller någon som nyss bytt adress, är motparten säkert glad att få bekräftelse att mejlet nått fram även om du inte hinner besvara mejlet genast.

Attachmentar eller bilagor är en extra del ev mejlet. Med dessa gäller det att se upp; undvik dem i görligaste mån. Sänd inte mejlets innehåll som attachment! Det är i mångas ögon ett oskick att det skickas Word-dokument till mottagare, såframt avsändaren inte är fullständigt säker att mottagaren vill ha just ett Word-dokument. Jag bör som hänsynsfull avsändare inte utgå ifrån att mina mottagare alls har Word, och än mindre kan jag räkna med att de har den senaste versionen eller att de läser sina mejlar i en miljö där de har tillgång till Word. De kanske läser mejlet konverterat till webbsidor i en wordlös webbläddare under en resa, eller använder Linux och skyr Bills produkter som pesten. Att undvika attachmentar underlättar också allas vår strävan att minska spridningen av vissa virus, såsom Melissa häromsistens.
Ibland gäller det dock att sända filer, som inte kan utgöra mejlets textinnehåll. Då kan det löna sig att komprimera (pkzip, winzip) filen, så linjeöverföringstiden blir kortare för både avsändare och mottagare. Sedan kan det också löna sig att avskilja textmeddelandet som hör ihop med en stor bilaga i ett annat mejl, skilt från bilagan. Dels kanske alla som behöver få meddelandet inte behöver få bilagan, dels kanske de egentliga mottagarna önskar spara meddelandet men rensa bort den stora bilagan från sin hårdskiva. Det här är ett bra sätt att visa ens mejlmottagare hänsyn.

I allt detta ordande om hur mejlet kan utformas så enkelt, klart och hänsynsfullt som möjligt, skall vi inte glömma att ifrågasätta om mejlet alls är det rätta mediet att framföra budskapet med. Kanske ett möte eller ett telefonsamtal, följt av ett sammanfattande epostprotokoll, vore bättre? Eller kanske ärendet är så viktigt att det förtjänar att bli en sida på företagets njusserver, Lotus Notes, Intranet, Extranet eller internet? Hur som haver kan vi göra varandras e-liv lättare genom att använda epostmeddelanden på ett hänsynsfullt sätt. Jag lovar, jag skall börja rikit just!

Kaj S. Arnö

Tio tips för hänsynsfulla mejlar

1. Välj en beskrivande rubrik
2. Uttryck dig enkelt
3. Citera lagom
4. Sänd ej innehållet som bilaga
5. Ta inte din egen datormiljö för given
6. Förutspå och beakta motpartens sannolika svar
7. Specialbehandla stora bilagor
8. Använd signatur
9. Välj mottagare med eftertanke
10. Bekräfta osäkra meddelanden

Vad är epost bra till?

• Spara både avsändarens och mottagarens tid
• Undvika störa och undvika bli störd
• Öka mängden kommunikation och umgänge
• Jämna ut skillnader i dygnsrytm
• Spara kostnader och miljöbelastning för både avsändare och mottagare
• Underlätta arkivering och dokumentation
• Stöda och sammanfatta möten och telefonsamtal
• Möjliggöra kommunikation då personliga träffar inte är möjliga

… men inte till att

• Ersätta vilket telefonsamtal eller möte som helst
• Bombardera folk med onödiga meddelanden
• Ersätta bestående dokument på intranet eller företagets allmänna elektroniska fora (njusserver, Lotus Notes)