Ein Finnlandschwede in Bayern :: Kaj Arnö

In meinem Arbeitszimmer habe ich 43 DIN-A4-Ordner. Ich möchte mehr als die Hälfte loswerden, ohne die Daten zu verlieren. Und ich möchte besonders die finanziellen Daten sinnvoll zusammenfassen können, indem ich Kontoauszüge zu Tabellen verwandeln lasse. Ich will Einträge in den digitalisierten Kontoauszügen mit Kennzeichnen versehen, damit ich “Miete”, “Zinsen”, “Heizung”, “Reisen” usw hochrechnen kann. Wie mache ich das, mit dem geringsten Aufwand und zu vernünftigen Kosten?

Ich habe Dokumente folgender Art:

1. Normale Kontoauszüge in DIN A4-Format
2. Wahnsinnige Postbank-Kontoauszüge in etwa 1/3 A4
3. Kreditkartenrechnungen in DIN A4
4. Verschiedene A4-Papiere, nicht zusammengeheftet
5. Verschiedene A4-Papiere, zusammengeheftet
6. Papiere in verschiedenen Größen, zusammengeheftet

Ich habe einen Scanner “hp scanjet 5590“, mit dem ich sehr unzufrieden bin:

• Papiere bleiben oft stecken
• Die Benutzeroberfläche vom Scan-Programm (OS X) ist schlecht
• Die Helligkeit lässt sich nicht leicht beeinflussen
• Das Endergebnis ist oft schräg (3-4 Grad)

Von daher möchte ich die Dokumente als Dienstleistung einscannen lassen. Mit meinen etwa 5000 Fotonegative habe ich schon gute Erfahrungen gemacht: Scandig in Unterhaching hat schon 2004-05 das Einscannen, ohne großen Zeitaufwand für mich, und zwar zu sinnvollen Kosten.

Im Gegensatz zum Digitalisieren von Fotos ist das gewünschte Endergebnis beim Archiv scannen nicht genauso eindeutig. Für die Fotos waren meine Ziele

• möglichst hohe Auflösung (jedoch nicht höher als das analoge Original)
• .jpg-Format
• geringe Kosten
• sinnvolle Dateinamen, die Ordnung fördern

Für das Archiv sind meine Ziele für Dokumente vom Typ Kontoauszug

1. das Komprimieren vom Platzbedarf in gedruckter Form (sechs dicke Postbank-Kontoauszugsbelege sollen von einer doppelseitigen DIN A4-Seite ersetzt werden; normale A4-Kontoauszüge können nebeneinander doppelseitig gedruckt werden, und damit auch Platz sparen)
2. die einfache Eingabe in ein Tabellenkalkulationsprogramm (eine Zeile soll jeweils die Felder/Zellen Datum, Betrag, Text haben)
3. sinnvolle Dateinamen, die Ordnung fördern
4. die Auflösung ist recht egal; Farbe darf auch verloren gehen
5. das Format sowohl PDF (oder PDF/A), als auch das digitalisierte Endergebnis vom OCR-Verfahren, als Eingabe für weitere Bearbeitung
6. und das alles natürlich zu vernünftigen Kosten.

Für für sonstige Dokumente (nicht Kontoauszüge) sind meine Ziele

1. das Komprimieren vom Platzbedarf (wie oben)
2. sinnvolle Dateinamen, die Ordnung fördern (wie oben)
3. etwas höhere Auflösung
4. manchmal kann das Erhalten der Farben auch von Bedeutung sein
5. OCR-Verfahren optional, also nur wenn es kostengünstig ist

Mein Archiv befindet sich im Münchner Innenstadt. Da die Papiere wichtig sind, möchte ich sie nicht für besonders lange Zeit loswerden. Im Großraum München würde ich die Papiere bei Bedarf sogar persönlich zum Scan-Service begleiten.

Meine Fragen:

1. Was muss ich noch wissen / angeben, bevor ich nach einem etwas genaueren Preis fragen kann?
2. Wie erreiche ich es, dass die Dateinamen einigermassen sinnvoll werden? Ein Post-It-Zettel mit dem Wunschnamen pro Ordner, und danach werden die Dateien laufend nummeriert? Oder kann ich genauere Wünsche geben?
3. Wie kennzeichne ich es am besten, welche Papiere mit OCR behandelt werden sollen, und welche nicht?
4. Woher weiß ich welche OCR-Dateien mit welchen PDF-Dateien zusammengehören?
5. Wie genau (bzw wie fehlerhaft) sind die OCR-Dateien von Kontoauszügen? Wie leicht kommen die Daten in ein Tabellenkalkulationsprogramm rein? Kann das auch als Dienstleistung gemacht werden?
6. Bekomme ich vom Scan-Service auch auf Papier gedruckte PDF-Dateien (doppelseitig, zwei nebeneinander usw.), oder mache ich das am besten separat?
7. Was macht der Scan-Service mit zusammengehefteten Papieren?
8. Wie lange dauert die Lieferung?
9. Welche Auflösung bzw welches Format ist sinnvoll? Ist es möglich / kostengünstig / sinnvoll die Dateien erstmal farbig in einer großen Auflösung einzuscannen, und dann einem Programm eine komprimierte Version als Kopie der dicken Dateien machen zu lassen (geringere Auflösung, schwarzweiß)?
10. Was müsste ich eigentlich noch fragen bzw. berücksichtigen, was ich selbst als Laie nicht verstehe?

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